Proces nabywania nieruchomości gruntowej stanowi jedno z najbardziej skomplikowanych przedsięwzięć prawnych i finansowych, z jakimi spotyka się przeciętny inwestor w trakcie swojego życia. Stopień sformalizowania obrotu nieruchomościami w Polsce wynika z konieczności zapewnienia maksymalnego bezpieczeństwa obu stronom transakcji oraz zagwarantowania pewności obrotu prawnego. Zrozumienie, jakie dokumenty potrzebne do kupna działki są wymagane przez notariusza oraz jakie zaświadczenia należy zweryfikować dla własnego bezpieczeństwa, jest kluczowe dla uniknięcia kosztownych błędów. Każda działka, niezależnie od tego, czy jest to grunt budowlany, rolny, rekreacyjny czy leśny, posiada swoją unikalną sytuację prawną i faktyczną, która znajduje odzwierciedlenie w szeregu dokumentów urzędowych. Niniejszy artykuł stanowi kompleksowe kompendium wiedzy na temat dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia bezpiecznej transakcji zakupu gruntu, omawiając szczegółowo wymogi formalne, procedury administracyjne oraz aspekty weryfikacyjne, które wykraczają poza standardowe minimum wymagane do sporządzenia aktu notarialnego. Prawidłowe zgromadzenie i analiza dokumentów pozwala nie tylko na skuteczne przeniesienie własności, ale także na ocenę potencjału inwestycyjnego nieruchomości oraz identyfikację ukrytych wad prawnych.
Weryfikacja tożsamości stron transakcji jako fundament umowy
Podstawowym i absolutnie niezbędnym elementem każdej procedury notarialnej jest weryfikacja tożsamości osób przystępujących do aktu sprzedaży. Choć wydaje się to kwestią trywialną, w praktyce obrotu nieruchomościami ma fundamentalne znaczenie dla ważności umowy. Zarówno kupujący, jak i sprzedający muszą wylegitymować się ważnym dokumentem tożsamości, którym w przypadku obywateli polskich jest dowód osobisty lub paszport. Notariusz ma obowiązek potwierdzić tożsamość stron, spisując dane takie jak imiona, nazwiska, imiona rodziców, numer PESEL, stan cywilny oraz adres zamieszkania. W sytuacji, gdy dowód osobisty utracił ważność lub został unieważniony, zawarcie aktu notarialnego jest niemożliwe. Należy zwrócić szczególną uwagę na zgodność danych zawartych w dokumencie tożsamości z danymi widniejącymi w innych dokumentach dotyczących nieruchomości, na przykład w księdze wieczystej. Wszelkie rozbieżności, takie jak zmiana nazwiska po ślubie, która nie została jeszcze ujawniona w księdze wieczystej, wymagają przedłożenia dodatkowych dokumentów, na przykład odpisu skróconego aktu małżeństwa. W przypadku obcokrajowców niezbędne może być okazanie karty pobytu lub innego dokumentu podróży, a w niektórych przypadkach wymagana jest obecność tłumacza przysięgłego, jeśli stroną jest osoba niewładająca biegle językiem polskim.
Podstawa nabycia nieruchomości przez sprzedającego
Dokumentem o kluczowym znaczeniu dla ustalenia prawa własności zbywcy jest tak zwana podstawa nabycia. Jest to dokument, który historycznie potwierdza, w jaki sposób obecny właściciel wszedł w posiadanie sprzedawanej działki. Najczęściej spotykaną formą podstawy nabycia jest wypis aktu notarialnego dokumentującego wcześniejszą umowę sprzedaży, darowizny lub zamiany. W przypadku, gdy sprzedający nabył nieruchomość w drodze spadkobrania, dokumentem tym będzie prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia sporządzony przez notariusza. Analiza podstawy nabycia pozwala na odtworzenie łańcucha własności i upewnienie się, że sprzedający jest jedynym i wyłącznym dysponentem prawa do gruntu. Jeżeli podstawa nabycia dotyczy majątku wspólnego małżonków, a w międzyczasie doszło do rozwodu i podziału majątku, konieczne będzie przedłożenie dokumentów potwierdzających ten podział. Warto również zwrócić uwagę na ewentualne warunki lub polecenia zawarte w pierwotnych umowach darowizny, które mogłyby mieć wpływ na możliwość dalszego zbycia nieruchomości. Notariusz zawsze wymaga okazania oryginału podstawy nabycia, aby wykluczyć ryzyko sfałszowania dokumentacji oraz błędów w ustaleniu stanu prawnego.
Odpis z księgi wieczystej i jej szczegółowa analiza
Księga wieczysta jest najważniejszym rejestrem publicznym, który przedstawia stan prawny nieruchomości. Choć notariusze mają obecnie elektroniczny dostęp do systemu ksiąg wieczystych i samodzielnie pobierają odpowiednie wydruki w dniu transakcji, kupujący powinien samodzielnie zapoznać się z treścią księgi na etapie weryfikacji oferty. Numer księgi wieczystej pozwala na przeglądanie jej zawartości w portalu Ministerstwa Sprawiedliwości. Analiza powinna obejmować wszystkie cztery działy księgi. Dział pierwszy opisuje oznaczenie geodezyjne nieruchomości oraz spis praw związanych z własnością. Należy sprawdzić, czy powierzchnia i numer działki zgadzają się z danymi z ewidencji gruntów. Dział drugi wskazuje właściciela lub użytkownika wieczystego – tutaj dane muszą być tożsame z danymi sprzedającego. Dział trzeci zawiera wpisy dotyczące praw i roszczeń osób trzecich, takich jak służebności przesyłu, służebności drogi koniecznej, prawo dożywocia czy ostrzeżenia o toczących się postępowaniach egzekucyjnych. Jest to dział newralgiczny, gdyż obciążenia te przechodzą na nowego nabywcę. Dział czwarty poświęcony jest hipotece, gdzie wpisywane są zabezpieczenia kredytów bankowych lub innych wierzytelności. Czysta księga wieczysta w działach trzecim i czwartym jest sytuacją idealną, jednak w praktyce często spotyka się wpisy, które muszą zostać wykreślone w toku transakcji lub bezpośrednio po niej.
Wypis i wyrys z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego
Z punktu widzenia celu, jakiemu ma służyć kupowana działka, dokumentem o fundamentalnym znaczeniu jest wypis i wyrys z Miejscowego Planu Zagospodarowania Przestrzennego (MPZP). Jest to akt prawa miejscowego uchwalany przez radę gminy, który precyzyjnie określa przeznaczenie terenu oraz warunki jego zabudowy. Z dokumentu tego dowiemy się, czy na danej działce można wybudować dom jednorodzinny, obiekt usługowy, czy też grunt ten przeznaczony jest wyłącznie pod uprawy rolne lub zieleń izolacyjną. Wypis z planu zawiera szczegółowe parametry dopuszczalnej zabudowy, takie jak maksymalna wysokość budynku, kąt nachylenia dachu, wskaźnik intensywności zabudowy oraz procent powierzchni biologicznie czynnej. Wyrys jest załącznikiem graficznym, który pokazuje lokalizację działki na tle stref planistycznych. Nawet jeśli sprzedający zapewnia, że działka jest budowlana, tylko zapisy w MPZP dają stuprocentową pewność co do możliwości inwestycyjnych. Ponadto plan może narzucać specyficzne wymagania estetyczne lub ograniczenia wynikające z ochrony konserwatorskiej czy archeologicznej. Uzyskanie tego dokumentu następuje w urzędzie gminy lub miasta i jest płatne, ale jego analiza jest niezbędna przed podpisaniem umowy przedwstępnej, aby uniknąć zakupu gruntu, na którym realizacja planowanej inwestycji będzie niemożliwa.
Decyzja o Warunkach Zabudowy przy braku planu miejscowego
W sytuacji, gdy dla danego terenu nie uchwalono Miejscowego Planu Zagospodarowania Przestrzennego, dokumentem zastępującym go w procesie inwestycyjnym jest decyzja o Warunkach Zabudowy i Zagospodarowania Terenu, potocznie zwana "wuzetką". Jeżeli sprzedający posiada taką decyzję, powinien ją przekazać kupującemu, a notariusz może powołać się na nią w akcie, choć nie jest ona dokumentem bezwzględnie wymaganym do samego przeniesienia własności, to jest kluczowa dla bezpieczeństwa inwestycyjnego nabywcy. Należy pamiętać, że decyzja o warunkach zabudowy, w przeciwieństwie do planu miejscowego, nie jest aktem prawa powszechnego, lecz decyzją administracyjną wydawaną dla konkretnej inwestycji. Jeśli decyzja została wydana na rzecz sprzedającego, konieczne będzie jej przeniesienie na nabywcę po zakupie działki, co wymaga zgody strony, na którą decyzja została wydana. Warto zweryfikować, czy decyzja jest ostateczna i czy warunki w niej zawarte odpowiadają zamierzeniom budowlanym kupującego. Brak MPZP i brak wydanej decyzji WZ stwarza ryzyko, że uzyskanie pozwolenia na budowę w przyszłości może być utrudnione lub niemożliwe, dlatego w takim przypadku zaleca się zawarcie umowy warunkowej, uzależniającej zakup od uzyskania satysfakcjonującej decyzji o warunkach zabudowy.
Wypis i wyrys z rejestru gruntów oraz mapa ewidencyjna
Kolejnym obligatoryjnym dokumentem wymaganym przez notariusza do sporządzenia umowy sprzedaży jest wypis z rejestru gruntów, a w przypadku gdy działka ma zostać wydzielona z nowej księgi wieczystej, również wyrys z mapy ewidencyjnej. Dokumenty te wydawane są przez starostwo powiatowe właściwe dla miejsca położenia nieruchomości. Wypis z rejestru gruntów zawiera dane geodezyjne działki, takie jak jej numer ewidencyjny, powierzchnia wyrażona w hektarach, klasa bonitacyjna gruntu oraz rodzaj użytku (np. grunty orne, łąki, tereny mieszkaniowe). Ważne jest, aby dane zawarte w wypisie z rejestru gruntów były zgodne z danymi ujawnionymi w dziale I-O księgi wieczystej. W przypadku rozbieżności, na przykład innej powierzchni, konieczne jest przeprowadzenie procedury sprostowania oznaczenia nieruchomości w księdze wieczystej, co odbywa się na podstawie właśnie tego dokumentu. Wyrys z mapy ewidencyjnej to dokument graficzny przedstawiający granice działki oraz usytuowanie budynków, jeśli takowe na niej istnieją. Dokumenty te muszą być opatrzone klauzulą stwierdzającą, że są przeznaczone do dokonywania wpisów w księdze wieczystej. Ich ważność jest zazwyczaj określana przez urzędy, choć przepisy nie wskazują sztywnego terminu ważności, to w praktyce notariusze wymagają, aby nie były starsze niż kilka miesięcy, co gwarantuje aktualność danych geodezyjnych.
Zaświadczenie o przeznaczeniu gruntu w planie rewitalizacji
W ostatnich latach do katalogu dokumentów niezbędnych przy obrocie nieruchomościami dołączyło zaświadczenie dotyczące objęcia nieruchomości Specjalną Strefą Rewitalizacji. Zgodnie z ustawą o rewitalizacji, gminy mogą wyznaczać obszary zdegradowane, które wymagają szczególnych działań naprawczych. Jeżeli działka znajduje się na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji, gminie może przysługiwać prawo pierwokupu nieruchomości. Oznacza to, że umowa sprzedaży nie może przenieść własności od razu, lecz musi mieć charakter warunkowy. Dopiero gdy gmina zrezygnuje z wykonania prawa pierwokupu lub nie złoży oświadczenia w ustawowym terminie, możliwe jest zawarcie umowy przenoszącej własność. Zaświadczenie to wydawane jest przez urząd gminy i notariusz obligatoryjnie wymaga jego przedłożenia, aby ustalić, czy w danej transakcji występuje ustawowe prawo pierwokupu. Brak weryfikacji tego aspektu mógłby skutkować nieważnością umowy sprzedaży zawartej bezwarunkowo. Dokument ten stwierdza, czy nieruchomość leży na obszarze rewitalizacji oraz czy ustanowiono na nim Specjalną Strefę Rewitalizacji, co jest kluczowe dla prawidłowego sformułowania aktu notarialnego.
Zaświadczenie o objęciu nieruchomości uproszczonym planem urządzenia lasu
Kolejnym specyficznym dokumentem, który zyskał na znaczeniu, jest zaświadczenie potwierdzające, czy nieruchomość jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty określającą zadania z zakresu gospodarki leśnej. Wynika to z przepisów ustawy o lasach, które przyznają Skarbowi Państwa, reprezentowanemu przez Lasy Państwowe, prawo pierwokupu w przypadku sprzedaży gruntów leśnych. Jeżeli działka, nawet w części, jest oznaczona w ewidencji gruntów jako las (użytek Ls), notariusz będzie wymagał przedłożenia takiego zaświadczenia. Jeżeli z dokumentu wynika, że grunt jest lasem objętym planem urządzenia, sprzedaż może nastąpić tylko pod warunkiem, że Lasy Państwowe nie skorzystają ze swojego prawa pierwokupu. Podobnie jak w przypadku rewitalizacji, transakcja odbywa się dwuetapowo: najpierw umowa warunkowa, a następnie umowa przenosząca własność. Uzyskanie tego zaświadczenia odbywa się w starostwie powiatowym. Jest to niezwykle istotne, gdyż oznaczenie "Ls" może dotyczyć tylko niewielkiego fragmentu dużej działki budowlanej, a mimo to procedura pierwokupu musi zostać zachowana dla całej nieruchomości, co komplikuje i wydłuża proces sprzedaży.
Dokumentacja geodezyjna dotycząca granic i rozgraniczenia
Chociaż wypis i wyrys z rejestru gruntów są podstawą prawną, dla kupującego niezwykle istotne mogą być dodatkowe dokumenty geodezyjne, które precyzują przebieg granic w terenie. Często zdarza się, że granice ewidencyjne (na mapie) nie pokrywają się z granicami faktycznego użytkowania (płoty, miedze). Warto poprosić sprzedającego o protokół wznowienia znaków granicznych lub dokumentację z rozgraniczenia nieruchomości, jeśli takie procedury miały miejsce w przeszłości. Jeżeli granice są sporne lub niejasne, kupujący może zażądać od sprzedającego przeprowadzenia okazania granic przez uprawnionego geodetę przed finalizacją transakcji. Taka czynność kończy się sporządzeniem protokołu, który daje kupującemu pewność co do tego, jaki dokładnie obszar gruntu nabywa. Brak jasności co do przebiegu granic jest jednym z najczęstszych źródeł konfliktów sąsiedzkich po zakupie działki, dlatego weryfikacja dokumentacji geodezyjnej w terenie jest aktem daleko idącej ostrożności procesowej. W przypadku działek nowo wydzielanych niezbędna jest ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości oraz mapa z projektem podziału, która stanowi integralną część dokumentacji niezbędnej do założenia nowej księgi wieczystej lub odłączenia części gruntu.
Zaświadczenie o braku zaległości podatkowych i innych opłat
Kupujący, chcąc uniknąć ewentualnych problemów związanych z odpowiedzialnością za długi związane z nieruchomością, powinien wymagać od sprzedającego przedstawienia zaświadczenia o niezaleganiu z podatkiem od nieruchomości lub podatkiem rolnym. Choć długi podatkowe poprzedniego właściciela co do zasady nie przechodzą na nabywcę w drodze sprzedaży (chyba że jest to zbycie przedsiębiorstwa), to wiedza o kondycji finansowej sprzedającego jest istotna. Ważniejszym aspektem jest jednak kwestia opłat eksploatacyjnych lub użytkowania wieczystego. Jeżeli grunt jest w użytkowaniu wieczystym, konieczne jest przedstawienie dowodu opłacenia rocznej opłaty przekształceniowej lub użytkowania wieczystego, aby uniknąć konieczności regulowania zaległości przez nowego użytkownika. W przypadku działek budowlanych położonych w zasięgu działania spółek wodnych, warto również zweryfikować, czy nie ma zaległości w opłatach na rzecz tych spółek, co potwierdza odpowiednie zaświadczenie. Czysta sytuacja finansowa nieruchomości jest sygnałem, że sprzedający dbał o stan prawny i formalny swojego mienia, co zwiększa bezpieczeństwo całej transakcji.
Dokumenty potwierdzające dostęp do drogi publicznej
Zgodnie z przepisami prawa budowlanego oraz ustawy o gospodarce nieruchomościami, każda działka budowlana musi posiadać dostęp do drogi publicznej. Brak takiego dostępu uniemożliwia uzyskanie pozwolenia na budowę. Dostęp ten może być bezpośredni (działka przylega do drogi publicznej) lub pośredni (przez drogę wewnętrzną). W przypadku dostępu bezpośredniego, fakt ten wynika zazwyczaj z mapy ewidencyjnej. Sytuacja komplikuje się przy dostępie pośrednim. Wtedy konieczne jest przedstawienie dokumentów potwierdzających prawo do przejazdu i przechodu przez działki sąsiednie. Może to być akt notarialny ustanawiający służebność gruntową (drogi koniecznej) wpisaną do księgi wieczystej działki stanowiącej drogę dojazdową. Alternatywą jest nabycie udziałów w działce stanowiącej drogę wewnętrzną. W takim przypadku do aktu kupna działki budowlanej konieczne jest dołączenie dokumentów dotyczących zakupu udziału w drodze. Notariusz będzie wymagał weryfikacji, czy nabywana nieruchomość nie zostanie odcięta od świata, co jest warunkiem koniecznym dla racjonalnego gospodarowania przestrzenią. Czasami wymagane jest także zaświadczenie zarządcy drogi o możliwości wykonania zjazdu z drogi publicznej na działkę, co jest kluczowe dla procesu inwestycyjnego.
Zapewnienia dostawy mediów i warunki techniczne przyłączenia
Dla inwestora planującego budowę domu, sama ziemia to za mało – kluczowe są media. Choć nie są to dokumenty stricte wymagane do przeniesienia własności u notariusza, to z perspektywy celu zakupu są niezbędne. Kupujący powinien domagać się od sprzedającego promes lub zapewnień dostawy mediów (prądu, gazu, wody, kanalizacji) wydanych przez lokalnych operatorów sieci. Dokumenty te potwierdzają, że uzbrojenie terenu jest technicznie możliwe i wskazują na przewidywane koszty przyłączenia. Często sprzedający dysponują już warunkami technicznymi przyłączenia, które są ważne zazwyczaj przez dwa lata. Analiza tych dokumentów pozwala ocenić realną wartość działki. Działka bez możliwości przyłączenia do sieci energetycznej lub wodociągowej jest praktycznie bezwartościowa jako teren budowlany. W przypadku braku sieci kanalizacyjnej, warto sprawdzić w MPZP czy dopuszczalna jest budowa szamba lub przydomowej oczyszczalni ścieków. Dokumentacja dotycząca mediów pozwala na rzetelną kalkulację całkowitych kosztów inwestycji, które często znacznie wykraczają poza samą cenę zakupu gruntu.
Kwestie rolne i zgoda Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa
Specyficzną kategorię stanowią działki rolne, których obrót podlega ścisłym regulacjom ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego. Jeżeli kupujący nie jest rolnikiem indywidualnym, a działka ma powierzchnię powyżej 1 hektara (w niektórych przypadkach powyżej 0,3 ha), zakup może wymagać zgody Dyrektora Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa (KOWR). Decyzja administracyjna wyrażająca taką zgodę jest wówczas niezbędnym załącznikiem do aktu notarialnego. W przypadku mniejszych działek rolnych (od 0,3 ha do 0,9999 ha) nabywanych przez nierolników, KOWR przysługuje prawo pierwokupu. Wymaga to sporządzenia najpierw umowy warunkowej, a dopiero po niewykonaniu prawa pierwokupu przez KOWR – umowy przenoszącej własność. Dokumentem potrzebnym w tym procesie jest również oświadczenie nabywcy o osobistym prowadzeniu gospodarstwa rolnego (jeśli dotyczy) lub oświadczenia dotyczące posiadanej powierzchni użytków rolnych. Przepisy te są bardzo dynamiczne i skomplikowane, dlatego przed zakupem jakiejkolwiek działki oznaczonej jako rolna należy skonsultować z notariuszem aktualne wymogi dokumentacyjne, aby uniknąć nieważności transakcji lub sankcji.
Umowa kredytowa i dokumenty bankowe przy finansowaniu hipotecznym
Jeżeli zakup działki finansowany jest ze środków pochodzących z kredytu hipotecznego, do kancelarii notarialnej musi trafić pakiet dokumentów bankowych. Najważniejszym z nich jest umowa kredytowa oraz oświadczenie banku o udzieleniu kredytu, które zawiera instrukcje dotyczące ustanowienia hipoteki na rzecz banku. W akcie notarialnym kupujący ustanawia hipotekę na nabywanej nieruchomości, co stanowi zabezpieczenie spłaty długu. Dokumenty te precyzują wysokość hipoteki, walutę oraz termin spłaty. Sprzedający z kolei musi podać numer rachunku bankowego, na który mają zostać przelane środki z kredytu. Jeżeli sprzedawana działka jest już obciążona hipoteką sprzedającego, potrzebne będzie zaświadczenie z jego banku o wysokości zadłużenia do spłaty oraz promesa zwolnienia hipoteki po całkowitej spłacie długu. Taka konstrukcja (list mazalny) pozwala na bezpieczne przeprowadzenie transakcji, w której część ceny kupującego (lub kredytu kupującego) spłaca bezpośrednio dług sprzedającego, czyszcząc księgę wieczystą dla nowego właściciela. Koordynacja dokumentów między dwoma bankami i notariuszem wymaga precyzji i terminowości.
Specyfika zakupu działki od dewelopera lub przedsiębiorcy
Kupno działki od dewelopera lub firmy różni się nieco pod względem dokumentacji od transakcji z osobą fizyczną. Sprzedający, będący podmiotem gospodarczym, musi przedstawić dokumenty rejestrowe firmy, czyli aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Dokumenty te weryfikują, czy osoba stająca do aktu jest uprawniona do reprezentowania spółki i zaciągania zobowiązań w jej imieniu. W przypadku spółek kapitałowych (z o.o., akcyjnych) często wymagana jest uchwała wspólników lub walnego zgromadzenia wyrażająca zgodę na zbycie nieruchomości, jeśli jej wartość przekracza określone wskaźniki kapitałowe lub limity określone w umowie spółki. Brak takiej uchwały może skutkować nieważnością umowy. Dodatkowo, przy zakupie od firmy, transakcja jest zazwyczaj opodatkowana podatkiem VAT, co zwalnia kupującego z podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC). Faktura VAT staje się wówczas dokumentem księgowym towarzyszącym aktowi notarialnemu. Warto również sprawdzić, czy deweloper nie jest w stanie upadłości lub restrukturyzacji, co powinno wynikać z odpowiednich wpisów w rejestrach sądowych i monitorze sądowym i gospodarczym.
Świadectwo charakterystyki energetycznej i inne wymogi techniczne
Choć świadectwo charakterystyki energetycznej kojarzone jest głównie z budynkami, przepisy nakładają obowiązek jego przekazania przy sprzedaży nieruchomości zabudowanej. Jeżeli kupujemy działkę zabudowaną nawet starym domem do rozbiórki lub budynkiem gospodarczym, notariusz odnotuje w akcie fakt przekazania tego świadectwa. W przypadku niezabudowanej działki gruntu ten obowiązek nie występuje. Jednakże, jeśli na działce znajdują się jakiekolwiek obiekty budowlane, nawet w stanie surowym, dokumentacja budowlana staje się kluczowa. Należy przejąć od sprzedającego dziennik budowy, projekt budowlany oraz pozwolenie na budowę, jeśli proces inwestycyjny jest w toku. Przeniesienie pozwolenia na budowę na nowego inwestora wymaga kompletnej dokumentacji i zgody poprzedniego inwestora. Ponadto, w przypadku działek położonych na terenach szkód górniczych, niezbędne mogą być dokumenty geologiczne określające kategorię szkód, co wpływa na sposób posadowienia przyszłych budynków i koszty budowy.
Procedura notarialna i finalizacja transakcji
Zwieńczeniem procesu gromadzenia dokumentów jest wizyta w kancelarii notarialnej. Notariusz, jako osoba zaufania publicznego, dokonuje ostatecznej weryfikacji kompletu dostarczonych pism, zaświadczeń i odpisów. Na ich podstawie sporządza projekt aktu notarialnego, który powinien zostać przesłany stronom do wglądu przed terminem podpisania. W akcie notarialnym zawarte są wnioski wieczystoksięgowe, które notariusz przesyła elektronicznie do sądu w celu ujawnienia nowego właściciela oraz wpisania ewentualnych obciążeń. Opłaty notarialne, podatek od czynności cywilnoprawnych (2% wartości rynkowej działki) oraz opłaty sądowe są pobierane przez notariusza przy podpisaniu umowy i odprowadzane w imieniu nabywcy do odpowiednich instytucji. Prawidłowo skompletowana dokumentacja, opisana w powyższych sekcjach, jest gwarantem, że wniosek do sądu nie zostanie odrzucony, a nabywca stanie się pełnoprawnym właścicielem nieruchomości bez wad prawnych. Każde odstępstwo, brakujący dokument lub niejasność w papierach może skutkować odmową dokonania wpisu przez sąd wieczystoksięgowy, co generuje dodatkowe koszty i stres, dlatego tak ważna jest skrupulatność na etapie przygotowawczym.